Obiettivo Lavoro ha collaborato con Edilcassa Artigiana Bergamo alla realizzazione del progetto “Riorganizzare il sistema della bilateralità edile”. Il progetto, sviluppato in parallelo agli assessment, alle valutazioni e ai bilanci di competenze, che Obiettivo Lavoro ha svolto sul personale interno, consiste nell’analisi e ridisegnazione dei principali processi interni finalizzata alla loro informatizzazione e al miglioramento organizzativo e gestionale. Alla fine di un percorso di cambiamento e di crescita molto articolato, non si può nascondere una certa soddisfazione, alla luce innanzitutto dei risultati ottenuti, e di tutto il lavoro svolto che nelle pagine seguenti viene descritto in modo chiaro e dettagliato.
L’idea, o meglio, la rilevazione del bisogno di intervenire sui processi organizzativi è sorta qualche anno fa col trasferimento degli uffici presso l’attuale sede nel dicembre 2007. Nuovi spazi, nuovo sistema hardware, potenziamento software, intensificazione dell’erogazione di alcuni servizi: un serie di circostanze che si sono trasformate in un’opportunità, ovvero in un’occasione di realizzare un’ampia attività di analisi dei processi (sia informatici che organizzativi) in essere, per valutare quali azioni di miglioramento sarebbe stato utile mettere in atto.
Da tener presente anche il contesto socio-economico: il settore allora era ancora in piena crescita e il volume delle attività in carico all’Edilcassa cresceva di conseguenza. Come le attività e i servizi, l’aumento dei carichi di lavoro (a cui si aggiunsero alcune circostanze dovute ad assenze a turno di parte del personale) ha reso evidente la necessità di integrare la semplice verifica della situazione con uno sviluppo complessivo dell’Ente.
Una crescita per gradi, ricercando sempre di trovare competenti collaborazioni esterne, con consulenti professionali, l’Università di Bergamo o inserendo in organigramma figure in grado di sviluppare un lavoro di analisi ingegneristica e sviluppo dell’organizzazione, e l’affidamento dell’incarico a Obiettivo Lavoro, che ha saputo integrare ed adattare il nuovo sistema organizzativo alla realtà specifica di Edilcassa, creando un re-ingegnerizzazione dei processi che tenesse conto delle risorse hardware e software, dell’organizzazione di un ente Bilaterale, delle singole persone che vi lavorano.
Le Casse Edili, conquistando un ruolo sempre più importante e strategico nei vari, complessi e delicati rapporti fra lavoratori e imprenditori, devono erogare servizi in numero e qualità sempre maggiore. La complessità di tale attività, in tempo di crisi, aumenta per l’innalzarsi di richieste straordinarie, come la cassa integrazione, per l’incremento di controlli volti a scongiurare il diffondersi del lavoro sommerso e per i problemi relativi ai pagamenti. Il tutto si traduce in una difficoltà oggettiva di mantenere sia rigore nello svolgimento delle attività istituzionali, sia nella soddisfazione e nella fidelizzazione del­l’utente.
Tale situazione mette in crisi i sistemi di gestione organizzati in modo tradizionale. Tali organizzazioni sono, infatti, orientate al “funzionamento”, cioè allo svolgimento delle mansioni, si muovono secondo una struttura preordinata, ottengono l’erogazione dei servizi all’utente come naturale risultato del corretto funzionamento delle singole strutture unità operative. È il modello tipico delle prime industrie meccaniche, ma non adatto a organizzazioni “di servizi”. I motivi sono fondamentalmente due: da un lato la mancata considerazione del fattore umano nella comunicazione come variabile di sistema; dall’altro l’obiettivo già di per sé errato. Infatti, il funzionamento non è “il fine”, bensì “un mezzo”, mentre il vero obiettivo, ossia il risultato da raggiungere, è il servizio erogato.
I modelli basati sulle mansioni/funzioni sono molto diffusi, la motivazione di ciò è di tipo culturale. Per gestire un modello tradizionale, infatti, non sono necessarie elevate competenze gestionali o elevate capacità relazionali, inoltre le responsabilità sono indirette, perché imputabili all’organizzazione, alla “struttura” stessa.
In questo contesto Edilcassa Artigiana di Bergamo è stata lungimirante, muovendosi in anticipo e riuscendo ad affrontare il cambiamento in un contesto ancora non critico. Ha affrontato il percorso di riorganizzazione per scelta e a 360 gradi, prendendo in considerazione l’evoluzione delle conoscenze e competenze delle risorse umane, il ridisegno dei processi lavorativi secondo un modello organizzativo orientato all’utente e lo sviluppo di sistemi informatici dedicati. Edilcassa ha agito con determinazione e, tramite un processo partecipato, ha dato vita ad un nuovo modello operativo che oggi rappresenta una best practice non solo per le Casse Edili, ma per tutte le organizzazioni ed Enti che erogano servizi agli utenti.
Con questo libro vogliamo raccontarvi un esempio concreto e vissuto di “change management”: contiene solo spunti e riferimenti alle teorie organizzative corrette per un’organizzazione orientata all’utente, senza la presunzione di essere esaustivo, inoltre aggiunge le indicazioni operative reali per avviare e gestire un progetto di riorganizzazione e miglioramento che può davvero essere messo in atto affrontando quotidianamente la riorganizzazione senza prevaricare il lavoro ordinario. Scopriremo insieme le motivazioni del cambiamento, gli strumenti utilizzati e le caratteristiche dell’operatività in essere, quindi analizzeremo punti di forza e debolezza, cercheremo i fattori di miglioramento, proporremo il modello organizzativo, le opportunità di sviluppo informatico e le modalità con cui introdurre il cambiamento operativo.
Il libro racconta in modo tecnico ma informale una “storia” di cambiamento, e per rendere l’argomento e la lettura di semplice e immediata comprensione, la struttura del libro prevede l’alternarsi di testo e immagini, che fra loro si completano. Siamo ingegneri, ma abbiamo abbandonato le formule per i disegni